RFP(提案依頼書）のチェックリスト
RFP（Request for Proposal ＝ 提案依頼書）をご存知ですか？
システムを構築する場合や運用を委託する業者を選ぼうとする際、業者（ベンダー）に対して、口頭で伝えるのでなく、RFP(提案依頼書）という文書でし、広く、同じ条件で業者に依頼することによって以下のようなメリットを得ることができます。
RFP(提案依頼書）を発行するメリット
- ベンダー提案を比較することができる
- 新しい製品やソリューションを知れる
- 他社事例を聞くことができる
- 当初予算より安くできる
- 当初想定より早くできる
- 自社では気づかないことを提案してくれる
RFP(提案依頼書）を活用しない理由
しかし、以下のような理由でRFPを活用できていない事情があるようです。
- そもそもRFPを知らなかった
- 書類を作るのが面倒だ
- どうやって作ればいいか分からない
- 時期がタイトでRFPを作っている余裕がない
- ＲＦＰを作る人がいない
- ＲＦＰを作らなくても電話だけで業者は動く
RFPに記載すること
RFPでは以下のような内容を記載します
- 1. システム概要
- (1) システム化の背景
- (2) システム化の目的・方針
- (3) 解決したい課題
- (4) 狙いとする効果
- (5) システムの品質・性能条件の概要
- (6) 現行システムとの関連
- (7) 組織概要
- (8) 新システムの利用者
- (9) 予算
- 2. 提案依頼の手続
- (1) 提案手続・スケジュール
- (2) 提案依頼書に対する対応窓口
- (3) 提供資料
- (4) 参加資格条件
- (5) 選定方法
- 3. 提案依頼事項
- (1) 提案企業情報
- (2) システム化の範囲
- (3) 調達内容・業務の詳細
- (4) システム構成
- (5) 品質・性能条件
- (6) 運用条件
- (7) 納期およびスケジュール
- (8) 納品条件
- (9) 定例報告および共同レビュー
- (10) 開発推進体制
- (11) 開発管理・開発手法・開発言語
- (12) 移行方法
- (13) 教育訓練
- (14) 保守条件
- (15) グリーン調達
- (16) 費用見積
- 4. 開発に関する条件
- (1) 開発期間
- (2) 作業場所
- (3) 開発用コンピュータ機器・資料材料の負担
- (4) 貸与物件・資料
- 5. 保証要件
- (1) システム品質保証基準
- (2) セキュリティ
- 6. 契約事項
- (1) 発注形態
- (2) 検収
- (3) 支払条件
- (4) 保証年数（瑕疵担保責任期間）
- (5) 機密事項
- (6) 著作権
RFPのチェックリスト（１）事前準備
RFPの品質がシステム構築の成否を決します！以下のチェックリストをご活用ください
- RFPの目次構成について、業界団体のひな型や過去のRFPとの整合性を確認したか
- ですます調で作るか、である調で作るかの確認をしているか
- RFPが完成したら利用部門や責任者に回覧して承認をとっているか
- RFPをどこに出すかの十分な検討を行い、社内で承認がとれているか
- 提案時の評価基準はできているか
- RFPを出すベンダーと機密保持契約を締結しているか
- ベンダーに予算を伝えるかどうかの検討を行ったか
- 契約の区切り、契約形態をどうするかの検討を行ったか
- 提案依頼の説明会をまとめて行うか、個別に実施するかの検討を行ったか
- 提案期日やプレゼンテーションの日程は早めに伝えているか
- システム化概要が記載されているか
- システム化の目的が記載されているか
- システムの構築方針が記載されているか
- 解決したい課題が記載されているか
- 狙いとする効果が記載されているか
- 組織階層や組織図などを提示しているか
- システムを利用する部門や人数が記載されているか
RFPのチェックリスト（２）提案の依頼事項
- システム化の対象範囲は明確に記載されているか
- 現行システムの状況について伝えているか
- 業務機能要求はまとめられているか
- 現行業務の改善要望は記載されているか
- 開発方針が示されているか
- 発注側のセキュリティーポリシーについて確認しているか
- 性能要件についての記載はあるか
- 運用要件についての記載はあるか
- 本番稼動日が示されているか
- 本番稼動までの主要なマイルストーンが示されているか
- 成果物・納入物について明示されているか
- 検収方法について明示されているか
- システム開発に必要な作業場所などの環境面の記載がされているか
- システム開発に必要な資材、コピー、プリンター、パソコン等）の貸与条件や負担方法が記載されているか
- 契約形態や支払に関する条件を記載しているか
- 費用の内訳を提示するように記載しているか
RFPのチェックリスト（３）業者への要望、その他
- ベンダーの提案書の体制欄に記載されることを想定し、発注側の担当者の部署、役職、氏名、役割が記載されているか
- 提案を行う資格条件（担当者の保有資格、開発実績など）が記載されているか
- プロジェクトリーダーや担当者の経歴を確認しようとしているか
- 再委託に関しての制限があればその旨を伝えているか
- 提案書の記載上のルールを示しているか
- 発注者とベンダーの役割分担の考え方が記載されているか
- 評価基準になっている項目について提案書に記載することを示しているか
- 提案の期日が示されているか
- 提案書の提出方法、部数などが記載されているか
- プレゼンテーションを依頼する場合は日程が示されているか
- 提案までベンダーからの問い合わせ（Q&A）方法が示されているか
- 問合せの場合、提案者全社に伝えるか質問のあった会社だけに伝えるかの方針の検討を行ったか
- 担当者の休暇に備え、窓口の担当者は複数人の記載があるか
- 目次は作られているか
- 目次の体系と本文の見出しは合っているか。
- 専門用語や会社固有の用語は使われていないか。もしくは、説明しているか
- ページ数が多い場合、本編と参考資料に分かれているか
- メールでRFPや参考資料を送る場合、暗号化やパスワード処理はなされているか
書籍紹介－RFPでシステム構築を成功に導く本
-
-
RFPでシステム構築を成功に導く本 ITベンダーの賢い選び方・見切り方
出版社：技術評論社 / 発売日：2011年4月8日 / 価格：2,800円(税抜き)
システム開発の成否は上流工程を確実に行うかどうかにかかっています。その中で一番大事な作業がRFP（提案依頼書）の作成です。RFPにどれだけ適切に必要なシステムのイメージを記述できるかによって、良いベンダーと出会えるかそして要望に近いシステムを作ってもらえるかが決まります。
本書は、多数のRFPを作成・コンサルティングしてきた執筆陣がRFP作成の勘所を解説します。そして、納得のいくベンダーを選ぶ方法、満足のいかないベンダーを見切る方法をお伝えします。
